研究室のファイル名ルールは「日付・氏名・内容」から｜登録なしの配布リンク付き
研究室やゼミで資料を集める時、最終版.docx、data2.xlsx、修正版.pdfのような名前が混ざると、ファイルを開かないと中身や提出者が分からなくなります。
最初から細かい規則を作り込むより、まずは日付・氏名・内容の3つを同じ順番にするだけでも、一覧で探しやすくなります。
最初に決めるのは3項目だけ
- 日付: 提出日、実験日、会議日など
- 氏名: 提出者名、担当者名、学生番号など
- 内容: 週報、実験記録、発表資料など
たとえば、週報なら 20260714_山田花子_週報.docx、実験記録なら 20260714_佐藤太郎_実験記録.xlsx のようにします。
説明文だけでは、名前がそろわないこともある
メールやチャットに命名ルールを書いても、提出する人が毎回ファイル名を手で直す運用では、順番の違いや入力漏れが起きます。配る側も、締切前に何度も説明し直すことになります。
そこで、元のテンプレートを登録し、受け取る人が日付・氏名・内容を入れると、決めた名前で保存できるWebツールを用意しました。入力欄は命名ルールから自動で作られるので、使う人が設定項目を二重に考える必要はありません。配布リンクは登録なし・利用コードなしで、そのまま使えます。
「これ、誰の資料？」から始まる短い実演
ゼミ開始5分前、12人分の「最終版」「修正版」「発表用」が届く場面から、次回の配布リンクで名前をそろえるまでを25秒にまとめました。
向いている場面
- 研究室やゼミで週報・発表資料を配る
- 講座課題のひな形を受講者へ渡す
- 共同研究の記録用テンプレートを共有する
- 申請書や議事録を同じ形式で集める
複雑な管理システムを入れる前に、1本のテンプレートからそのまま使えます。個人情報や機密資料では、所属先の規則を確認し、公開してよい架空ファイルから使い始めてください。
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